Jak wycenić ofertę w przetargu i nie dołożyć do zlecenia

Zacznij od kosztu, nie od ceny rynkowej

Pierwszy rachunek robisz bez patrzenia na konkurencję: robocizna z narzutami, materiały lub towary, podwykonawcy, transport, koszty administracyjne zlecenia i koszty zabezpieczeń. Do tego dochodzą pozycje, o których łatwo zapomnieć, czyli wadium, polisa OC na wymaganą sumę i zabezpieczenie należytego wykonania umowy, które zamraża kapitał do końca gwarancji.

W zamówieniach wieloletnich dolicz waloryzację. Zamawiający często dopuszcza zmianę wynagrodzenia przy wzroście kosztów, ale tylko według klauzuli z umowy, więc przeczytaj ją przed wyceną, a nie po podpisaniu.

Ryzyko i marża

Do kosztu dodaj rezerwę na ryzyko, proporcjonalną do tego, jak dobrze opisano zakres. Opis ogólny i niejasny odbiór oznaczają wyższą rezerwę, a szczegółowy opis przedmiotu i jasne kryteria odbioru pozwalają ją obniżyć. Dopiero potem dodajesz marżę. Wyznacz sobie cenę minimalną, poniżej której nie schodzisz, nawet gdy wiesz, że konkurent zaoferuje mniej. Zlecenie z ujemną marżą nie buduje referencji, tylko dług.

Sprawdź ceny zwycięskie z podobnych zamówień

Najlepszym punktem odniesienia są wyniki poprzednich postępowań o podobnym zakresie. Rozstrzygnięcia są jawne, ale rozproszone po ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia, więc ręczne szukanie zajmuje dużo czasu. W wynikach przetargów w planie Firma widzisz, kto wygrał podobne zamówienie i za ile, co pozwala ocenić, czy twoja cena mieści się w rynku, zanim złożysz ofertę.

Porównuj tylko zamówienia o podobnej skali i warunkach. Cena z postępowania na sto tysięcy złotych z krótkim terminem nie mówi nic o postępowaniu na milion z wieloletnim serwisem.

Kiedy cena nie jest jedynym kryterium

Przy kryteriach pozacenowych, takich jak doświadczenie zespołu, termin czy gwarancja, niższa cena nie wygrywa automatycznie. Policz, ile punktów da ci każde dodatkowe zobowiązanie i ile kosztuje jego dotrzymanie. Skrócenie terminu o tydzień potrafi dać więcej punktów niż obniżka ceny o dwa procent, a kosztuje mniej, jeśli masz wolne moce.

Wagi kryteriów zapisane są w SWZ, często kilkadziesiąt stron od opisu przedmiotu. Karta wymagań wypisuje je razem z warunkami udziału, więc wycenę ustawiasz pod to, co faktycznie jest punktowane.

Rażąco niska cena

Jeśli twoja oferta jest wyraźnie tańsza od szacunków zamawiającego albo od pozostałych ofert, zamawiający może zażądać wyjaśnień. Przygotuj kalkulację, którą da się obronić: stawki, wydajności, ceny od dostawców i oszczędności wynikające z twojej organizacji. Oferta bez uzasadnienia zostaje odrzucona, nawet jeśli cena była najlepsza.

Po wygranej, czyli rozliczenie zlecenia

Wycena kończy się dopiero przy płatności. Zamawiający publiczni płacą zwykle w terminie z umowy i wymagają poprawnie wystawionej faktury, a faktury trafiają do nich przez KSeF. Jeśli wystawiasz kilka faktur miesięcznie do różnych zamawiających, prostszy bywa program do fakturowania z KSeF, bo błąd w danych nabywcy opóźnia zapłatę, a opóźnienie psuje płynność policzoną w wycenie.

Prosty test przed wysłaniem oferty

• czy cena pokrywa koszt, rezerwę na ryzyko, zabezpieczenia i minimalną marżę
• czy porównałeś ją z cenami zwycięskimi podobnych zamówień
• czy wiesz, ile punktów dają kryteria pozacenowe i czy da się je spełnić
• czy masz kalkulację na wypadek wezwania do wyjaśnień ceny

Jak znaleźć zamówienia, które warto wyceniać

Wycena zajmuje czas, więc opłaca się liczyć tylko te zamówienia, które pasują do twojej firmy. Skonfiguruj profil z kodami CPV i regionem, a codzienny mail z wyszukiwarki przetargów pokaże ogłoszenia z BZP, TED i Bazy Konkurencyjności. Mała firma często zaczyna od zapytań ofertowych, gdzie wymogi są lżejsze, a rachunek prostszy.