Monitoring przetargów i zwrot z płatnego alertu dla małej firmy

Ile naprawdę kosztuje ręczne przeglądanie portali

Firma, która szuka zleceń ręcznie, sprawdza zwykle BZP, Bazę Konkurencyjności i czasem TED. Przy codziennym przeglądaniu to 20 do 40 minut, a po odfiltrowaniu szumu zostaje kilka ogłoszeń, które da się ocenić. W skali miesiąca wychodzi kilkanaście godzin pracy osoby, która mogłaby wyceniać albo sprzedawać.

Pomnóż te godziny przez koszt godziny pracy handlowca lub właściciela. To pierwsza liczba do porównania z ceną abonamentu. Druga to ogłoszenia, których nie zobaczyłeś, bo termin minął w weekend albo ogłoszenie trafiło na portal po południu.

Rachunek zwrotu z jednego zlecenia

Policz średnią marżę z typowego zlecenia w Twojej branży, nie przychód. Jeśli jedno wygrane zamówienie zostawia kilkanaście tysięcy złotych marży, abonament zwraca się po jednym dodatkowym wygranym w roku. Przy zleceniach o marży kilkuset złotych rachunek wygląda inaczej i ręczne przeglądanie może wystarczyć.

Realistyczna szansa wygranej to kilka do kilkunastu procent złożonych ofert, zależnie od branży i liczby konkurentów. Dlatego liczy się nie liczba ogłoszeń, tylko liczba trafnych, które da się szybko ocenić.

Kiedy monitoring się nie opłaca

Jeśli startujesz w jednym przetargu rocznie od stałego zamawiającego, wystarczy obserwować jego stronę. Podobnie gdy Twoje zlecenia pochodzą wyłącznie z polecenia, a przetargi to dodatek, którego nie masz kiedy obsłużyć. Płatne narzędzie zwraca się u firm, które chcą wypełnić kalendarz ofertami i mają ludzi do wyceny.

Co powinien dawać płatny alert, żeby się zwrócił

• ogłoszenia z BZP, TED i Bazy Konkurencyjności w jednym mailu
• dopasowanie po kodach CPV i województwach, ze słowami wykluczającymi
• wypisane wymagania i terminy przy każdym ogłoszeniu
• ceny zwycięskie z poprzednich postępowań
• jawna cena i liczba użytkowników dopasowana do zespołu

Ukryty koszt, czyli przeoczone zapytania podprogowe

Największe straty nie wynikają z przegranych przetargów, tylko z zapytań, o których nikt nie wiedział. Zapytania ofertowe beneficjentów dotacji mają krótkie terminy, często kilka dni, i nie trafiają na duże portale przetargowe. Alert dopasowany do profilu łapie je wcześniej niż przegląd raz w tygodniu.

Jak sprawdzić to bez ryzyka

Ustaw profil na dwa tygodnie i policz, ile ogłoszeń trafiło w Twoją ofertę i ile z nich realnie wycenisz. Jeśli co tydzień jest przynajmniej jedno zamówienie, do którego masz referencje, rachunek zwykle się spina. Dokumenty i oświadczenia do oferty trzeba potem podpisać elektronicznie, a przy kilku osobach w firmie wygodniej zrobić to przez podpisywanie umów online podpisem elektronicznym.

W Konkurencyjni zobaczysz, jak działa wyszukiwarka przetargów, jak wygląda karta wymagań i jakie są plany w cenniku.