Jak wycenić ofertę w przetargu na catering dla szkoły lub szpitala

Kto ogłasza przetargi na catering

Największym zamawiającym są szkoły i przedszkola prowadzone przez gminy, a zaraz za nimi szpitale, domy pomocy społecznej, żłobki, uczelnie i urzędy. Zamówienia dotyczą zwykle całego roku szkolnego albo kalendarzowego, bywają dzielone na części według placówek, a część z nich ogłaszana jest jako zapytanie ofertowe poniżej progu ustawy Pzp.

Szkoły ogłaszają catering najczęściej latem, a termin składania ofert wypada na kilka tygodni przed wrześniem. Kto dowie się o ogłoszeniu po tygodniu, ma mało czasu na kalkulację i dokumenty. Stąd sens codziennego maila z przetargami na catering zamiast przeglądania BZP raz na jakiś czas.

Z czego składa się cena posiłku

Zamawiający porównuje cenę jednostkową, więc kalkulację zaczynasz od jednego obiadu albo jednego dnia wyżywienia. W cenie muszą się zmieścić surowce według jadłospisu i gramatur, praca kuchni, transport i utrzymanie temperatury, opakowania lub naczynia, mycie, odpady, ubezpieczenie oraz rezerwa na wahania cen żywności w trakcie umowy.

Największy błąd to liczenie według cen z dnia składania oferty przy umowie na dziesięć miesięcy. Sprawdź, czy w projekcie umowy jest klauzula waloryzacyjna. Jeśli jej nie ma, rezerwę na wzrost cen surowców musisz wliczyć w cenę, bo później będziesz ją pokrywać z marży.

Wymagania, które odrzucają oferty

W cateringu oferty odpadają częściej z powodu braków formalnych niż z powodu ceny. Typowe warunki to aktualna decyzja sanepidu lub wpis do rejestru zakładów, wdrożony system HACCP, wykaz podobnych usług z ostatnich lat z liczbą posiłków dziennie, a przy placówkach dla dzieci także dietetyk i jadłospisy zgodne z normami żywienia.

Zamawiający mogą też żądać pojazdów przystosowanych do przewozu żywności, możliwości dostarczenia diet specjalnych (bezglutenowej, bezmlecznej, cukrzycowej) albo zatrudnienia na umowę o pracę osób wykonujących usługę. Karta wymagań wypisuje te warunki z SWZ przy każdym ogłoszeniu, więc od razu widzisz, czy warto wyceniać.

Jak sprawdzić, ile kosztował podobny catering

Najlepszym punktem odniesienia są ceny zwycięskie z poprzednich postępowań o podobnej skali: ta sama liczba posiłków, podobny region, podobny zakres, na przykład obiad z dwóch dań albo pełne wyżywienie. Informacje te są jawne w ogłoszeniach o udzieleniu zamówienia, ale rozproszone, a ręczne zbieranie zajmuje wieczory.

W wynikach przetargów plan Firma zestawia zwycięzców i ceny podobnych zamówień. Porównuj ostrożnie. Obiad w szkole podstawowej w dużym mieście i obiad w domu pomocy społecznej na wsi mają różne koszty dowozu i inne wymagania żywieniowe.

Kryteria poza ceną

Przy cateringu często punktowane są nie tylko cena, ale też jakość jadłospisu, czas dostawy, zatrudnienie dietetyka albo wykorzystanie produktów lokalnych. Zanim zbijesz marżę, policz, ile punktów da ci każde dodatkowe zobowiązanie i ile kosztuje jego dotrzymanie. Czasem sto złotych miesięcznie na dietetyka przynosi więcej punktów niż obniżka ceny o grosz.

Wagi kryteriów siedzą w SWZ, często kilkadziesiąt stron od opisu przedmiotu, dlatego warto je mieć wypisane obok warunków udziału, zanim ustawisz kalkulację.

Rażąco niska cena w cateringu

Jeśli twoja cena za posiłek jest wyraźnie niższa od szacunku zamawiającego albo od pozostałych ofert, zamawiający może wezwać do wyjaśnień. Przygotuj kalkulację, którą da się obronić: ceny surowców od dostawców, gramatury, wydajność kuchni, koszt pracy zgodny z płacą minimalną i koszt transportu. Oferta, której nie da się uzasadnić, zostaje odrzucona nawet wtedy, gdy jest najtańsza.

Po wygranej, czyli rozliczenie umowy

Catering rozlicza się miesięcznie, według liczby wydanych posiłków, a zamawiający publiczni wymagają poprawnie wystawionych faktur przesyłanych przez KSeF. Przy kilku placówkach i różnych stawkach za posiłek łatwo o pomyłkę w zestawieniu, więc przydaje się porządek w kosztach i dokumentach od pierwszego miesiąca. Pomaga w tym księgowanie kosztów kontraktu prowadzone na bieżąco, a nie raz na kwartał.

Prosty test przed złożeniem oferty

• czy masz decyzję sanepidu, HACCP i wymagany wykaz podobnych usług
• czy cena za posiłek pokrywa koszty, rezerwę na wzrost cen i minimalną marżę
• czy porównałeś ją z cenami zwycięskimi podobnych zamówień
• czy wiesz, ile punktów dają kryteria pozacenowe i czy da się je spełnić
• czy masz kalkulację na wypadek wezwania do wyjaśnień ceny

Jak znaleźć przetargi, które warto wyceniać

Wycena kosztuje czas, więc liczysz tylko te zamówienia, które pasują do twojej kuchni, regionu i liczby posiłków, jaką realnie wydasz. Skonfiguruj profil z kodami CPV, na przykład 55520000, i regionem, a codzienny mail z wyszukiwarki przetargów pokaże ogłoszenia z BZP, TED i Bazy Konkurencyjności, razem z kartą wymagań każdego z nich.