Zapytanie ofertowe przykład dla wykonawcy i co musi zawierać odpowiedź

Z jakich części składa się zapytanie ofertowe

Typowe zapytanie zaczyna się od danych zamawiającego i opisu przedmiotu zamówienia. Dalej następują warunki udziału, termin i miejsce realizacji, kryteria oceny oraz sposób i termin składania ofert. Na końcu zamawiający podaje wzór umowy albo jej najważniejsze postanowienia i klauzule informacyjne.

Przykładowe zapytanie na sprzątanie biura obejmuje powierzchnię, częstotliwość usługi, zakres czynności, wymagane materiały, okres umowy i kryteria: cena z wagą 60 procent oraz doświadczenie z wagą 40 procent. To wystarczy do przygotowania wyceny.

Co sprawdzić przed wyceną

• czy zakres prac jest jednoznaczny i mierzalny
• czy spełniasz warunki udziału i potrafisz je udokumentować
• jaki jest termin składania ofert i czy zdążysz z dokumentami
• jak zamawiający punktuje kryteria i jaką wagę ma cena
• jakie kary umowne przewiduje wzór umowy

Co musi zawierać oferta

Oferta zawiera zwykle wypełniony formularz z ceną, dane wykonawcy, oświadczenia wymagane przez zamawiającego oraz dokumenty potwierdzające warunki udziału. Jeśli zapytanie wymaga referencji, dołącz je w formie wskazanej w dokumentacji.

Cena powinna obejmować wszystkie koszty wskazane w zapytaniu i być podana w formie, którą zamawiający określił, czyli netto albo brutto. Pomyłka w tej kwestii bywa powodem odrzucenia oferty.

Najczęstsze błędy wykonawców

Pierwszy to przeoczenie terminu, w tym godziny, do której trzeba złożyć ofertę. Drugi to brak jednego z oświadczeń, zwykle dlatego, że lista dokumentów była rozproszona po kilku punktach zapytania. Trzeci to wycena bez uwzględnienia kar umownych.

Pomaga prosta lista kontrolna sporządzona zaraz po otrzymaniu zapytania. Karta wymagań w Konkurencyjni robi to automatycznie dla każdego ogłoszenia, więc nie musisz przeszukiwać tekstu w poszukiwaniu dokumentów.

Pytania do zamawiającego

Jeżeli coś jest niejasne, zadaj pytanie zanim złożysz ofertę. Zamawiający powinien odpowiedzieć wszystkim wykonawcom, więc nie ujawniasz przewagi, a zmniejszasz ryzyko błędu. Pytania wysyłaj z odpowiednim wyprzedzeniem, bo przy krótkich terminach odpowiedź może nie zdążyć.