Zasada konkurencyjności w projektach unijnych krok po kroku

Na czym polega zasada konkurencyjności

Zasada konkurencyjności obowiązuje beneficjentów, którzy wydają środki z dotacji unijnej i nie stosują ustawy Pzp. Zamiast przetargu przeprowadzają postępowanie uproszczone: publikują zapytanie ofertowe, zbierają oferty i wybierają najkorzystniejszą według kryteriów podanych z góry.

Dla wykonawcy oznacza to dodatkowe źródło zleceń. Zapytania są zwykle krótsze niż specyfikacje przetargowe, a termin na ofertę bywa liczony w dniach. Kto zna reguły, szybciej przygotuje poprawną ofertę.

Krok pierwszy, rozeznanie i opis przedmiotu

Beneficjent opisuje przedmiot zamówienia w sposób równy dla wszystkich, bez wskazywania marek i bez warunków, które faworyzują jednego dostawcę. Dobrze przygotowane zapytanie zawiera zakres prac, miejsce i termin wykonania, warunki udziału oraz kryteria oceny z wagami.

Jako wykonawca zwróć uwagę, czy opis jest jednoznaczny. Niejasności warto wyjaśnić pytaniem do zamawiającego jeszcze przed terminem składania ofert, a odpowiedź zachować razem z dokumentacją.

Krok drugi, publikacja zapytania

Zapytanie trafia do Bazy Konkurencyjności, a często także na stronę beneficjenta. Publikacja w jednym, ogólnodostępnym miejscu ma zapewnić, że każdy zainteresowany wykonawca może się o nim dowiedzieć.

Dla firmy oznacza to konieczność regularnego sprawdzania bazy. Ogłoszeń jest dużo, a każde ma inną branżę i inny region, więc wygodniej korzystać z filtra według kodów CPV i województw albo z codziennego alertu.

Krok trzeci, złożenie oferty

Oferta powinna odpowiadać na każdy punkt zapytania. Brak jednego oświadczenia albo podpisu może skutkować odrzuceniem, nawet gdy cena jest najlepsza. Zrób listę kontrolną: formularz oferty, dokumenty potwierdzające warunki udziału, oświadczenia o braku powiązań i ewentualne referencje.

Sprawdź też sposób złożenia oferty. Niektórzy beneficjenci przyjmują ją mailowo, inni przez platformę, a od tego zależy termin i forma podpisu.

Krok czwarty, ocena ofert i wybór wykonawcy

Beneficjent ocenia oferty według kryteriów z zapytania. Zwykle jest to cena, ale rośnie znaczenie kryteriów jakościowych, na przykład doświadczenia zespołu albo terminu realizacji. Po wyborze publikuje informację o wyniku.

Wynik postępowania warto czytać także wtedy, gdy nie wygrałeś. Pokazuje cenę zwycięską, czyli punkt odniesienia do kolejnych wycen. Z takich danych powstaje wiedza o konkurencji w Twojej branży.

Jak nie przegapić zapytań

Najczęstszy powód utraty zlecenia z zasady konkurencyjności to brak informacji o ogłoszeniu. Konkurencyjni zbierają zapytania z Bazy Konkurencyjności, BZP i TED i wysyłają je w jednym mailu dopasowanym do Twojego profilu. Przy każdym ogłoszeniu dostajesz kartę z wymaganiami i terminami, więc od razu widzisz, czy warto się nim zająć.